Nichts ist momentan mehr in aller Munde als das Thema Digitalisierung - sieht man einmal ab von den Begriffen "Donald Trump" und "Big Data". Schön und gut, aber ist die Digitalisierung am Ende des Tages wieder nur ein Hype? Ein weiteres Buzz - Wort für das Berater-Bullshit-Bingo? Oder ist es ein ernst zu nehmendes Thema, welches Unternehmen und auch deren Kunden vor eine große Herausforderung stellt und im besten Fall sogar ein Erfolgsfaktor ist? Hier im Artikel sprechen wir aus, wie wir das Thema Digitalisierung verstehen und was es aus unserer Sicht für Ihr Unternehmen bedeuten wird.

Digitalisierung - was ist das eigentlich?

Die erste Frage lautet stets: "Was ist Digitalisierung eigentlich genau?". Die Meisten wissen es nämlich nicht. Dabei ist die häufigste Antwort darauf folgende:

Menschen verstehen unter Digitalisierung irgendeinen Prozess, Vorgang, Arbeitsschritt oder ähnliches, das vorher in der echten Welt von einem Menschen gemacht wurde und das nun vollautomatisch von einem Computer oder einer Maschine erledigt wird. Digitalisierung wäre damit einfach das Konzept des Programmierens einer Software für eine bestimmte Hardware. Damit kann dann der Computer eine bestimmte Aufgabe schneller ausführen, als ein Mensch es kann. In der Folge wäre damit der Mensch überflüssig, was landläufig mit dem Verlieren des Arbeitsplatzes verstanden wird. Daher gerät das Konzept der Digitalisierung schnell auf die dunkle Seite der Macht, sprich der Begriff erhält ein negativen besetztes Image.

So schlimm und böse ist die Digitalisierung aber natürlich nicht - im Gegenteil. Es ist ein natürlicher Evolutionsschritt einer Firma in der heutigen Zeit. Allerdings haben immer noch 100 Manager ungefähr 100 unterschiedliche Meinungen darüber, was die Digitalisierung sein soll und was sie für ihr Unternehmen bedeutet. Der eine redet von einem Prozess, der andere von Automatisierung. Wieder ein anderer Manager redet davon das man "mit der Zeit gehen müsse" und der nächste redet davon, dass "ohne Computer ohnehin nichts mehr geht". All das beantwortet natürlich in keinster Form die Frage was denn nun Digitalisierung wirklich ist.

Digitalisierung ist eine Transformation.

Rein von der Wortbedeutung her ist die Digitalisierung das "Digital-Machen von etwas, das vorher nicht digital war". Damit ist es formal gesehen ein Prozess, genauer gesagt ein Änderungsprozess (oder auch Changeprozess), also neudeutsch eine Transformation. 

Was aber wird denn transformiert?

• Nur einen einzelnen Arbeitsschritt transformieren? Dann wäre die Digitalisierung simpel. Man kann recht einfach einen alleinstehenden Vorgang technisch automatisieren und dies dann als "Digitalisierung dieses einzelnen Vorgangs" bezeichnen. Wenn ich die Eingangspost meines Unternehmens automatisiert scanne, den Inhalt der Post automatisiert digital erfasse und dann automatisiert an die dafür zuständige Abteilung weiterleite, dann ist das die "Digitalisierung des Prozesses der Eingangspost". Fall erledigt. Dann kann ich messen, welchen Erfolg diese Art von Digitalisierung für mein Unternehmen bedeutet. So einfach ist es aber leider nicht. Wir sehen gleich warum.

• Viele Arbeitsschritte transformieren? Möchte man viele Einzelvorgänge digitalisieren, dann wird es schon interessanter. Das bedeutet nämlich, dass jeder einzelne Vorgang oder Prozessschritt in die digitale Welt gebracht werden muss. Zusätzlich müssen diese Einzelvorgänge dummerweise auch noch zu den anderen passen. Das heißt, ich muss bei jedem Einzelvorgang das Gesamtbild meiner Vorgänge betrachten und prüfen, ob mein Unternehmen im Gesamtprozess mit der Digitalisierung mindestens gleich gut funktioniert wie ohne. 

• Die Aufgaben einer ganzen Abteilung transformieren? Dann fängt es bei den Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter an. Diese bestehen aus verschiedenen mehr oder weniger komplexen Vorgängen und Arbeitsschritten. Diese müssen alle transformiert werden. Wenn man nun weiterdenkt, dann bedeutet das, das die ganze Arbeit der Mitarbeiter und damit auch der Mitarbeiter selbst "transformiert" werden muss. Also wird jetzt plötzlich ein Mitarbeiter digitalisiert. Allerdings wird natürlich nicht der Mitarbeiter in ein Computerprogramm umgewandelt. Vielmehr wird der Mitarbeiter in seiner Rolle im Unternehmen mit seinen Aufgaben - und jetzt kommt das Wichtige - an die Anforderungen des digitalen Umfeldes angepasst. Hier erkennt man schon die erste Tragweite der Digitalisierung. Es geht nicht nur um die Frage ob "Computer oder nicht". Es geht um einen größeren Ansatz. Aber noch ein weiteres Beispiel, um es deutlicher zu machen:

• Was, wenn das ganze Geschäftsmodell digitalisiert transformiert werden muss? Ein Geschäftsmodell kann man nicht einfach in ein Computerprogramm packen. Es geht darum, das Geschäftsmodell des Unternehmens an die Anforderungen der digitalen Welt anzupassen. Das Kundenverhalten verändert sich stetig. Kunden sind von zig digitalen Geräten und Schnittstellen umgeben, die die Menschen natürlich auch mehr und mehr nutzen. So hat ein normaler Mensch im Schnitt sein Mobiltelefon ungefähr 80 Mal am Tag in der Hand und interagiert mit ihm. Genau so stark steigt die Nutzung von Tablets und Computern. Die Schnittstelle hin zum Kunden verändert sich für Unternehmen signifikant. Daher muss regelmäßig auch das Geschäftsmodell überprüft werden, ob es noch den Anforderungen der Kunden entspricht. Prozesse dürfen nicht nur firmenintern, sondern müssen insbesondere auch zum Kunden und zum Partner hin, an neue Gegebenheiten angepasst werden. Und die aktuellen Gegebenheit sind eben die inzwischen allgegenwärtige digitale Welt.

Digitalisierung öffnet Unternehmen die Türen in die digitale Welt.

Wie man sieht, kann man einzelne Arbeitsschritte digitalisieren. Man kann aber auch das ganze Unternehmen digitalisieren. Es ist aber eben nicht nur die Umstellung eines Einzelvorgangs von "echte manuelle Welt / analog" hin zu "automatisierte Welt im Computer / digital".

Digitalisierung ist der Anpassungsprozess eines Unternehmens an die Anforderungen einer digitalen, uns alle umgebenden Welt. Das heißt aber nicht, dass alles plötzlich von einem Computer erledigt wird. Vielmehr erfährt ein Unternehmen an genau den passenden Stellen im Prozess, im Angebot, in der Kundenansprache, im Service etc. die Unterstützung von digitalen Lösungen. Das bedeutet, das es natürlich in einer digitalen Welt auch weiterhin manuelle Prozesse geben wird. Nicht alles kann technisch automatisiert werden. Nur eben da wo es Sinn macht. Alles mit dem Ziel, um den Kunden zu begeistern und dessen Leben noch besser zu machen. 

Digitalisierung ist gleichermaßen Hype und Erfolgsfaktor.

In unserer Gesellschaft finden sich immer mehr digitale Gimmicks und echte digitale Unterstützung. In Form von Internet of Things wie zum Beispiel Smart Homes mit digital steuerbaren Heizkörpern, Licht und Fensterläden, aber auch in Form von Vereinfachung von Dingen des täglichen Lebens mit Mobiltelefonen, Tablets, RFID Chips, Vernetzung und vielem mehr. Wer hätte vor Jahren gedacht, dass jeder von uns inzwischen ein vollwertiges Navigationsgerät in der Hosentasche hat, das sekundengenau die aktuelle Stauinformation auf das Display des Handies zaubert? Wer möchte denn nicht seine Fische im Aquarium mit Hilfe einer App füttern? Es gibt inzwischen zahllose Beispiele.

Warum Hype?

Die Welt, in der wir leben, wird unaufhaltsam digital. Dabei stehen wir aktuell erst am Anfang. Langsam verstehen Unternehmen aber, welchen wichtigen Einfluss die digitale Welt auf Kunden und deren Verhalten haben wird, ja schon hat. Dadurch, dass nun keiner so recht weiß, wie man mit der Digitalisierung umgehen soll, bekommen alle Panik. Jeder redet über Digitalisierung. Jeder meint, Digitalisierung zu brauchen. Und jeder will sie so schnell wie möglich für sein Unternehmen erledigt haben und sagen können: "Wir sind digital". Schon ist der Hype geboren. Und kein Ende in Sicht...

Warum Erfolgsfaktor? 

In diesem globalen Hype gewinnen die Unternehmen, die ruhig Blut bewahren und sich jetzt vernünftig mit der Digitalisierung auseinandersetzen. Je eher Firmen ein Bild davon bekommen, was Digitalisierung für Ihre Wettbewerbsfähigkeit und ihr Geschäftsmodell bedeutet, desto schneller können sie reagieren und die nötigen Maßnahmen einleiten. Hier gilt: Die Ersten werden die Ersten sein. 

Diese Unternehmen...

• ...verstehen, was Digitalisierung für ihr Produkt und ihren Markt bedeutet.

• ...planen die digitale Transformation und setzen sie als Chefsache konsequent um. 

• ...machen sich das KnowHow von Change Spezialisten zu Nutze. Unter Change versteht man hier Veränderungsmanagement. Sofern diese Unternehmen keine Change - Kompetenz im Haus haben, holen sie sich Experten vom Markt. Es geht nicht ohne diese Expertise.

• ... sind sich bewusst, dass Changevorhaben herausfordernd sind. Es werden Fehler während der Transformation gemacht und die Digitalisierung kostet spürbar Energie. Doch das ist richtig so und muss so sein. Änderungen passieren in den seltensten Fällen ohne Schmerzen. Nach erfolgreicher Transformation werden diese Unternehmen Frontrunner am Markt sein so einen spürbaren Wettbewerbsvorteil haben. Darum ist eine richtig umgesetzte Digitalisierung ein Erfolgsfaktor.

Die Frage ob Digitalisierung nun ein Hypethema oder Erfolgsfaktor ist, lässt sich damit sofort beantworten: Digitalisierung ist sowohl Hype als auch Erfolgsfaktor.

Digitalisierung ist die Reaktion von Unternehmen auf ein geändertes Nutzer- und Kaufverhalten der Kunden.

In unser Leben schleicht sich konsequent eine verstärkte Nutzung von digitalen Komponenten und Geräten. Handy & Co. sind mit ihren Möglichkeiten aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Damit ändern sich unsere Anforderungen, wie wir Dinge wahrnehmen, wie wir Dinge verwenden und wie wir auf Dinge aufmerksam werden. Der Zugang zu uns als Kunden ändert sich. Wenn sich unsere Anforderungen als Kunden ändern, dann ändert sich unser Nutzungsverhalten und damit auch unser Kaufverhalten. Genau darauf müssen Unternehmen reagieren. Ein Kunde hat geänderte Bedürfnisse und Möglichkeiten - und darauf müssen Unternehmen zwangsläufig ihr Angebot anpassen.

"Unternehmen müssen mit der Zeit gehen. Das Produkt auf die Bedürfnisse des Kunden anpassen". Eigentlich nichts Neues, oder? 

Noch einmal in aller Deutlichkeit, um was es bei der Digitalisierung wirklich geht: Unternehmen müssen ihr Angebot und Ihre Services an die Anforderungen der digitalen Welt anpassen. Der Prozess dazu ist die "Digitalisierung". 

Theorie und praktische Umsetzung der Digitalisierung - zwei Welten.

Digitalisierung ist kein reines IT-Thema. Es geht um das ganze Unternehmen. Um nicht von der Konkurrenz überholt zu werden, müssen Unternehmenslenker jetzt Ihr Angebot, Ihre Services, ihr ganzes Geschäftsmodell prüfen, ob diese zu den Anforderungen der Kunden in der digitalen Welt passen. Wenn nicht, dann besteht Handlungsbedarf - und das so schnell wie möglich. Der Wettbewerb steht vor der genau gleichen Aufgabe.

Stellt das Unternehmen fest, dass es das eigene Geschäftsmodell an die digitale Welt anpassen muss, so ist das ein anderer Ansatz, als wenn lediglich einzelne Prozesse optimiert und weitestgehend automatisiert werden müssen. Eine digitale Transformation des Geschäftsmodells bedingt immer, dass sich nicht nur das Geschäftsmodell als solches anpasst, sondern verschiedene Bereiche des ganzen Unternehmens müssen sich den neuen Gegebenheiten anpassen - und dann auch wieder gemeinsam so gut wie möglich als Unternehmen funktionieren. Und das ist leider genau so komplex und aufwändig wie ist klingt. In der Theorie ist dies ganz einfach, die Umsetzung ist allerdings eine der größten Herausforderungen, die ein Unternehmen haben kann.

Bottom-Up ist der falsche Weg der Umsetzung einer Digitalisierung.

Viele Unternehmen machen den Fehler und verfolgen eine Bottom-Up Strategie bei der Umsetzung von Veränderungsvorhaben - nichts anderes ist übrigens die Umsetzung der Digitalisierung in einem Unternehmen. Die Umsetzung der Digitalisierung ist ein Change Projekt.

Bottom-Up heißt in diesem Fall, die Verantwortung wird vom Senior Management in die einzelnen Bereiche des Unternehmens gegeben mit dem Auftrag "Du musst Deinen Bereich digitalisieren. Mach mal". Damit sind die Bereiche losgelöst voneinander für die Digitalisierung verantwortlich. Jeder Bereichsleiter setzt sie nun aus der eigenen Sicht und nur mit seinem Verständnis um. Wie man sich denken kann, wird das niemals funktionieren. Diese Herangehensweise verwendet die schon bestehende Organisationsstruktur und setzt damit voraus, dass die Organisation und ihre Struktur auch die selbe für das "digitalisierte Unternehmen" sein wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass dem nicht so ist. 

Die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben muss zentral vom Management und Top-Down erfolgen.

Erfolgreiche Unternehmen haben ein fest definiertes Ziel, eine klare Vision. Gerade in der Digitalisierung muss man als Unternehmen wissen, wie mein zukünftiges Geschäftsmodell für die digital orientierte Kundschaft aussehen soll. Das heißt, man muss sehr genau wissen, wie das Angebot, die Services, das Produkt oder die Dienstleistung aussehen muss. Wenn man das festgelegt hat - das ist stets als erste Aktivität zu tun - muss alles im Unternehmen nach diesem Ziel ausgerichtet werden. Alles - und zwar konsequent! Leider passt dann die neue digitale Ausrichtung häufig nicht mehr zu einer alten Organisationsstruktur, die sich an einer nicht-digitalen, also analogen Welt ausgerichtet hat.

Daran sieht man, dass zwangsläufig ein Top-Down Ansatz bei einem Digitalisierungsvorhaben nötig ist. Beginnend mit einer klaren Produktdefinition, an der sich alles orientiert. Damit muss dann genau überlegt werden, wie dieses neue Produkt intern erzeugt, verarbeitet und gemanagt werden muss - mit möglichst geringem Einsatz von Unternehmensressourcen. Das verlangt meist eine deutliche Anpassung der Organisationsstrukturen. Und da ist genau die große Herausforderung...

Digitalisierung bedeutet Veränderung.

Die Konsequenzen der Digitalisierung sind spürbare Veränderungen im Unternehmen. Nicht nur ein angepasstes Angebot und modifizierte Prozesse, sondern insbesondere eine Veränderung der Organisationsstruktur und eine Änderung des Mindsets der Mitarbeiter werden nötig sein. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Veränderungen sind für ihn anstrengend.

Wer so etwas schon einmal am eigenen Leib erlebt hat weiß: Veränderungsprojekte sind häufig die schwierigste Art von Projekten (Berater würde es "maximal herausfordernd" nennen). Verhaltenskrusten müssen aufgebrochen werden. Mitarbeiter müssen Ihre Gewohnheiten, ihr Verhalten und ihre Art zu arbeiten ändern. Sie müssen wieder neue Dinge lernen und vermeintlich Bewährtes aufgeben. Das alles ist nicht einfach. Professionell geplant und umgesetzt ist es aber möglich. Und wenn die Digitalisierung erfolgreich umgesetzt ist, dann ist das Unternehmen für die Bedürfnisse der aktuellen digitalen Umgebung sehr gut aufgestellt und hat gute Chancen ein Leader im Markt zu werden.

Digitalisierung ist nur möglich mit einem starken Management

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen erkennen, dass Sie "digitalisieren" müssen, dann sind Manager und Entscheider gefordert. Eine Geschäftsführung muss willens sein, diesen beschwerlichen, aber nötigen Weg einer digitalen Unternehmenstransformation zu gehen.

Genau darin liegt die Verantwortung eines Entscheiders: Konsequent auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, ein optimales Kauferlebnis zu bieten und das in einem digitalen Umfeld. Ist das Unternehmen dafür nicht aufgestellt, muss es den Weg der Digitalisierung gehen oder es wird über kurz oder lang vor ganz anderen Herausforderungen stehen. 

Es schreibt für Sie:

Christoph Heller, CEO augusta11. PMI zertifizierter Projekt und Program Manager. Experte für unternehmensweite Transformationsvorhaben. 

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Beispiele für erfolgreich umgesetzte Projekte und Transformationsvorhaben finden Sie hier.

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