10 Schritte zu Deinem optimalen Meeting

Morgens 10.00 Uhr. Das Meeting hat soeben begonnen. Von den neun Teilnehmern sind genau drei pünktlich. Der Vierte trudelt gerade ein, geht aber noch einmal los, um sich einen Kaffee zu holen. Alle paar Minuten kommt wieder einer der noch fehlenden Teilnehmer. So gegen 10.20 Uhr kann es dann endlich los gehen. Die erste Frage: „Was tun wir heute“? Vielfaches Achselzucken. Keiner weiß es so recht, der Titel der Einladung lautete nur „Abstimmung“. Zu was für einem Thema genau, wird sich schon irgendwann zeigen. Keiner ist vorbereitet. Der Meetingorganisierer hat zwar den Titel des Meeting benannt (muss er ja, sonst kann er die Einladung in Outlook gar nicht versenden), eine Agenda hat er nicht erstellt und schon gar nicht überlegt was das Ziel des Meetings ist.

So steigt man dann also in irgendein Thema ein, spricht ein wenig hier und überlegt ein wenig da. Schwupps ist die angesetzte Stunde vorbei. Man hat eigentlich nichts wirklich besprochen und ist inhaltlich keinen Meter vorangekommen. Da der Termin aber vorbei ist und der nächste ach so wichtige Termin ansteht, muss man sich vertagen - und das Spiel beginnt von vorne.

Kommt Dir das bekannt vor? Jeder, aber wirklich jeder hat diese Art von Meeting schon einmal erlebt. Hast Du Dir schon einmal Gedanken gemacht, wie teuer so ein Meeting für ein Unternehmen ist? Rechnen wir es mal durch:

Wenn ein normal deutscher Durchschnittsverdiener um die 37.000 Euro brutto verdient (Quelle Deutsche Rentenversicherung, Gehalt 2016), dann sind das ungefähr 3083 Euro im Monat. Ein Monat hat in etwa 20 Arbeitstage. Damit verdient ein Durchschnittsverdiener circa 154,15 Euro am Tag und somit etwa 19,27 Euro pro Stunde. Rein rechnerisch kostet ein Unternehmen das vorher genannte Meeting mit 9 Teilnehmern 173,42 Euro - und das ohne Lohnnebenkosten, Raummiete usw. Das sind 173,42 Euro, die Deine Firma auch direkt wegwerfen kann, da sie einfach sinnlos ausgegeben wurden.

Zehntausende Euro unnötige Kosten.

Werden pro Tag nur 3 Meetings dieser Art abgehalten, dann wirft Deine Firma im Monat über 10.000 Euro zum Fenster hinaus - und ich garantiere Dir, es sind nicht nur drei dieser Meetings. Es sind mehr. Unglaublich aber wahr.

Verschwendete Zeit. Hohe Kosten für Dein Unternehmen. Frustrierte Mitarbeiter, da die Meetings am Ende des Tages ohne Ergebnis sind. All das sind Gründe, die Meetingkultur einmal gründlich zu optimieren und zu verbessern.

Wie soll das perfekte Meeting aussehen?

Damit Deine Meetings nicht zum sinnlosen Kostenfaktor für Deine Firma werden, sondern tatsächlich etwas bringen, haben wir die 10 wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches und ergebnisorientiertes Meeting zusammengefasst.

Hier die 10 Schritte für ein gelungenes Meeting:

1. Die Einladung erfolgt mit einen klaren Thema, Zweck und einer festen Agenda. Die Agenda sollte spätestens 48 Stunden vor dem Meeting an die Teilnehmer verteilt werden.
2. Die Teilnehmer werden durch die Einladung soweit gebrieft, dass sie sich einzeln auf das Meeting vorbereiten können.
3. Es werden nur Teilnehmer eingeladen, die auch wirklich etwas werthaltiges beizutragen haben. Sollten Entscheidungen nötig sein, werden die entsprechenden Entscheider eingeladen. Weitere Teilnehmer sind nicht nötig, sind kontraproduktiv und werden nicht eingeladen. Diese Mitarbeiter werden dann das Protokoll zur Information erhalten.
4. Meetings beginnt man pünktlich. Wie Richard Branson so schön sagt: „Wer produktiver werden will, sollte am Anfang mit einer Sache anfangen: Sei pünktlich.“
5. Am Anfang des Meetings wird klar und deutlich das Ziel formuliert. Das gesamte Meeting richtet sich nach diesem Ziel aus.
6. Das Meeting wird entlang der Agenda moderiert, entweder durch den Organisierer oder es wird ein Moderator bestimmt. Der Moderator ist gleichzeitig der Timekeeper, also derjenige, der auf die Zeit achtet, um das geplante Ziel des Meetings zu erreichen.
7. Entscheidungen und wichtige Informationen werden schriftlich im Protokoll festgehalten - und nur das. Wen interessiert es, über was sonst geredet wurde. Das ist nur Prosa im Protokoll und kostet wieder Zeit und verwässert das wirklich Wichtige.
8. Meetings beendet man pünktlich.
9. Am Ende des Meetings wird geprüft, ob das Ziel erreicht wurde, wenn nicht, müssen die Maßnahmen vereinbart, um das Ziel nachgelagert zu erreichen.
10. Am Ende jeden Meetings werden die nächsten Schritte vereinbart. Aufgaben erhalten ein Zieldatum und einen - nur einen - Verantwortlichen.

Wenn Du ab sofort Meetings mit den Top 10 Tips konsequent durchziehst, dann wirst Du, Dein Team und Deine Firma deutlich entscheidungsfreudiger und besser. Deine Meetings werden effizienter und wirksamer.

Den Change zu besseren Meetings möglich machen.

Die 10 Schritte klingen natürlich einfach und die Tips sind auch richtig, aber wie sieht es mit der Meetingkultur bei Dir im Unternehmen wirklich aus? In der Praxis kannst Du vermutlich nicht einfach die Meetingkultur ändern. Du kannst nicht einfach sagen: „So, nun machen wir alle zusammen alles anders“. So funktioniert ein guter Change nicht. Ein gelungener Change beginnt immer im Kleinen - in diesem Fall bei Dir. Du kannst beginnen, Deine Meetings dahingehen umzustellen, dass in Deinen Meetings die Top 10 zur Anwendung kommen.

Daher hier noch einige praktische Ideen, wie Du in Deinen Meeting die Änderungen umsetzen kannst.

Probleme beim Change und deren Lösung bei der Umsetzung für Deine Meetings in der Praxis

Seien wir ehrlich. Nichts kann einfach so geändert werden. Change ist ein Prozess, an den man sich langsam gewöhnen muss. Daher funktionieren große Änderungen meist nur schleppend oder überhaupt nicht. Gute Change Manager wissen: Ein guter Änderungsprozess beginnt im Kleinen. „Mache kleine Dinge erfolgreich und wende sie so oft wie möglich an“. Das gilt auch für Meetings. Deine Kollegen werden sich nicht einfach an neue Regeln halten, nur weil Du das gerne so hättest. Du musst sie „erziehen“, es ihnen zu eigen machen, damit es ihnen langsam in Fleisch und Blut übergeht.

Hier drei konkrete Beispiele an Problemen und Vorschläge, wie Du den Change einfacher schaffen wirst.

Change Problem 1: Deine Kollegen kommen ständig zu spät.

Change Lösung:
Schreibe direkt in die Einladung, dass um pünktliches Erscheinen gebeten wird, und dass es respektvoll ist den Kollegen gegenüber, dass man pünktlich erscheinen soll.
Du fängst Dein Meeting ab sofort immer pünktlich an. Maximal 5 Minuten sind erlaubt. Keine weiteren Wartezeiten auf Kollegen die noch später kommen. Die Kollegen werden sich wundern, dass es schon los geht. Du wirst sie dann aber freundlich darauf hinweisen, dass es ein konkretes Ziel zu erreichen gibt und das man gemeinsam pünktlich auf dieses Ziel hinarbeitet.

Nach und nach werden die Kollegen merken, dass sie etwas verpassen und pünktlicher erscheinen. Keiner ist gerne derjenige, der etwas verpasst.

Change Problem 2: Kollegen schweifen gerne ab.

Change Lösung: Hier kommt der Moderator/Timekeeper ins Spiel. Er sorgt dafür, dass Themen, die inhaltlich noch weiter ausgearbeitet werden oder die nicht zur Agenda passen entsprechend kanalisiert werden. Detaildiskussionen können aus dem Meeting herausgenommen werden und im Anschluss in kleinerer Runde besprochen und entschieden werden. Themen, die nicht zur Agenda passen, werden ebenso komplett herausgenommen und organisiert vertagt. Der Moderator weist stets darauf hin, dass es um das Ziel des aktuellen Meetings geht. Hierauf ist der Fokus zu legen.

Change Problem 3: Es werden keine Entscheidungen getroffen.

Change Lösung: Der Moderator fordert die Entscheidung konsequent ein. Da die jeweiligen Entscheider mit eingeladen und anwesend sind, kann er die Entscheidung einfordern. Sollte ein Entscheider nicht zu einer Entscheidung bereit sein, so wird dies im Protokoll festgehalten und ein konkreter Termin vereinbart, wann die Entscheidung getroffen wird, wer sie treffen wird und was demjenigen noch fehlt, um die Entscheidung zu treffen.

Anfangen.

Mit den 10 Schritten und den Change Tips hast Du nun das Handwerkszeug. Nun liegt es an Dir. Beginne direkt mit den nächsten Meeting und lade die Teilnehmer entsprechend ein. Es wird seine Wirkung nicht verfehlen.

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