Worauf Sie beim Einsatz von externen Dienstleistern achten müssen, um Ihr  Risiko von Scheinselbständigkeit zu minimieren. 10 Tips, die Ihnen erste konkrete Hilfen geben.

1. Versehen Sie Türschilder von Externenbüros nicht mit den Namen des externen Mitarbeiters.

Der Ort der Leistungserbringung ist für Subunternehmer frei. Daher sollten Sie es vermeiden, in Ihrem Betrieb einen Raum festzulegen, dem ein externer Mitarbeiter namentlich zugeordnet ist.

2. Machen Sie in Projektlisten, Organigrammen, Adressbüchern, Intranetlisten stets einen „Externen“-Vermerk.

Ergänzen Sie z.B. in Adresslisten in Microsoft Excel um eine Spalte mit der Bezeichnung „externer Dienstleister“ und markieren bei externen Mitarbeitern jeweils diese Spalte mit einem „X“.

3. Erhalten Externe bei Ihnen telefonische Rufnummern, so kennzeichnen Sie den zugeordneten Namen auf dem Display eindeutig als „extern“.

Häufig ein Argument, dass ein externer Mitarbeiter wie ein interner wirkt: Der Externe ruft bei Ihnen betriebsintern einen internen Mitarbeiter an. Der interne Mitarbeiter liest nur den Namen des Externen auf seinem Display und schon könnte man eine arbeitnehmerähnliche Situation vermuten.

Beispiele für korrekte Displayanzeige beim externen Mitarbeiter „Egon Extern“:

• „(ext.) Egon Extern“
• „Raum EG124“ (seine Raumnummer)

4. Dienstausweise für externe Mitarbeiter sollten sich farblich von Ausweisen interner Mitarbeiter abheben.

Externe Mitarbeiter müssen immer als externe Leistungserbringer erkennbar sein. Tragen Ihre Mitarbeiter beispielsweise im Betrieb offen ihren Dienstausweis, so kennzeichnen Sie den Dienstausweis für Externe deutlich in einer anderen Farbe.

5. Externe Mitarbeiter laden Sie nur zu Projektmeetings ein, in denen Sie Themen besprechen, die für die Erfüllung ihres Auftrages relevant sind.

Meetings mit Externen sind dazu gedacht, einen nötigen Austausch für die erfolgreiche Erfüllung des Auftrags zu erhalten. Interne Themen gehören hier nicht dazu.

6. Führen Sie Meetings mit betriebsinternen Themen stets ohne externe Mitarbeiter durch.

Interna sind und bleiben Interna. Betriebsinterne Themen haben mit dem Auftrag des externen Dienstleisters nichts zu tun. Daher, niemals interne Meetings mit Externen.

7. Erstellen Sie ordentliche Protokolle für Ihren Meetings.

Mit „ordentlich“ ist zu ein Protokoll zu verstehen, in dem Tag, Ort, Zeitpunkt, Teilnehmer, Schriftführer und Agenda des Protokolls schriftlich festgehalten werden. Dazu werden zu jedem Agendapunkt die Ergebnisse, Aufgaben, relevanten Informationen und Verantwortlichkeiten dokumentiert.

8. Erteilen Sie Externen keine Weisung.

Sie sind gegenüber Externen nicht weisungsbefugt, es sei denn der externe Mitarbeiter ist im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung bei Ihnen im Einsatz. Die Aufgabe für den externen Dienstleister wurde in seinem Vertrag fest definiert. Wie er das zu tun hat, darf nicht von Ihnen bestimmt werden.

9. Geben Sie nicht den Ort vor, an dem ein externer Mitarbeiter seine Leistung erbringt.

Vergeben Sie Aufträge an Externe, so steht ihm der Ort der Erfüllung frei. Es sei denn, es ist anderweitig vertraglich festgelegt. Daher kann der externe Mitarbeiter seinen Auftrag erfüllen wo er möchte.

10. Stellen Sie niemals einen externen Mitarbeiter mit einem internen Mitarbeiter gleich.

Genau darauf kommt es an. Sobald der Anschein entsteht, ein externer Mitarbeiter nimmt eine arbeitnehmerähnliche Funktion oder Rolle ein, die äquivalent zu Ihren internen Mitarbeitern ist, so ist die ein erstes Verdachtsmoment auf Scheinselbständigkeit.

 Die genannten Tips sind eine Auswahl an Themen zur Reduzierung von Scheinselbständigkeitsrisiken. Sie ersetzen keine juristische Beratung und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Reduzierung von Scheinselbständigkeitsrisiken ist elementarer Bestandteil des Externenmanagements von augusta11 consulting. Mit augusta11 consulting setzen Sie Ihre externen Mitarbeiter optimal ein - effizient, preisgerecht und risikoarm. 

„Risiko Scheinselbständigkeit vermeiden - 10 Tips beim Einsatz von externen Mitarbeitern“ wurde erstellt von augusta11 consulting GmbH & Co.KG und darf kostenlos (-> hier) heruntergeladen, genutzt und weiterverwendet werden. 

Mehr Informationen erhalten Sie unter: www.augusta11.de/externenmanagement

Es schreibt für Sie:

Christoph Heller, PMP
Geschäftsführer augusta11 consulting
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